Excel 내에서 Microsoft Word 편지 병합 수행

Microsoft Word 및 Excel의 편지 병합 기능은 동일한 문서를 개인화 된 변경 사항으로 여러 수신자에게 보내는 프로세스를 단순화합니다. 편지 병합에서는 하나의 문서 (예 : 편지)가 스프레드 시트와 같은 데이터 원본 문서와 결합됩니다. 방법은 다음과 같습니다.

이 문서의 지침은 Microsoft 365 용 Word, Word 2019, Word 2016, Word 2013 및 Word 2010에 적용됩니다.

편지 병합을위한 데이터 준비

Word 편지 병합 기능은 Excel의 데이터와 원활하게 작동합니다. Word에서 데이터 원본을 만들 수 있지만이 데이터를 사용하는 옵션이 제한됩니다. 스프레드 시트에 메일 링리스트 데이터가있는 경우 Word의 데이터 원본에 정보를 다시 입력 할 필요가 없습니다.

특별한 준비없이 Word 편지 병합 기능에서 Excel 워크 시트를 사용할 수 있습니다. 그러나 편지 병합 프로세스에서 오류를 방지하려면 스프레드 시트에서 데이터를 구성하는 것이 좋습니다.

편지 병합을 시작하기 전에 스프레드 시트에서 변경하려는 모든 변경이 완료되었는지 확인하십시오. 병합이 시작된 후 변경하면 편지 병합에 오류가 발생할 수 있습니다.

스프레드 시트 데이터 구성

Excel 메일 링리스트 데이터를 행과 열로 구성합니다. 각 행을 단일 레코드로 생각하고 각 열을 문서에 삽입 할 필드로 생각하십시오.

모든 데이터를 단일 시트에 넣기: 편지 병합에 사용하려는 메일 링리스트 데이터가 한 시트에 있어야합니다. 여러 시트에 걸쳐있는 경우 시트를 결합하거나 여러 메일 병합을 수행합니다. 또한 시트를 볼 수없는 상태에서 사용할 시트를 선택해야하므로 시트의 이름이 명확하게 지정되었는지 확인하십시오.
헤더 행 만들기: 편지 병합에 사용할 시트의 머리글 행을 만듭니다. 머리글 행은 그 아래에있는 셀의 데이터를 식별하는 레이블이 포함 된 행입니다. Excel에서 데이터와 레이블을 쉽게 구분하려면 머리글 행에 고유 한 굵은 텍스트, 셀 테두리 및 셀 음영을 사용하십시오. 또한 선택한 헤더가 병합 필드 이름과 일치하는지 확인하십시오. 그러면 오류가 발생할 가능성도 줄어 듭니다.
숫자 데이터 형식을 올바르게 지정: 우편 병합이 완료되면 번지 및 우편 번호와 같은 항목이 표시되어야하는 방식에 맞게 올바른 형식이 지정되었는지 확인하십시오. 숫자 형식이 잘못되면 병합시 오류가 발생할 수 있습니다.

편지 병합받는 사람 목록을 지정하는 방법

메일 링리스트가 포함 된 준비된 Excel 워크 시트를 Word 문서와 연결하는 방법은 다음과 같습니다.

Word에서 편지 병합 서식 파일로 사용할 문서를 엽니 다. 이것은 새 문서 또는 기존 문서 일 수 있습니다. 고르다 편지 > 편지 병합 시작.
실행할 병합 유형을 선택하십시오. 귀하의 옵션은
- 편지
- 이메일 메시지
- 봉투
- 편지
- 예배 규칙서
원하는 경우 편지 병합 마법사를 사용하여 편지 병합을 만들 수도 있습니다. 이 예에서는 수동으로 편지 병합을 만드는 단계를 살펴 보겠습니다.
그런 다음 편지 탭을 선택 받는 사람 선택 > 기존 목록 사용.
편지 병합을 위해 준비한 Excel 파일로 이동하여 선택한 다음 열다.
Word에서 메시지가 표시되면 Sheet1 $ > OK.

Excel에 열 머리글이있는 경우 데이터의 첫 번째 행에 열 머리글이 있습니다. 확인란을 선택합니다.

편지 병합 문서 만들기 또는 편집

Word에서 만드는 편지 병합 문서에 Excel 스프레드 시트를 연결했으면 이제 Word 문서를 편집 할 차례입니다.

현재 Excel에서 데이터 원본을 변경할 수 없습니다. 데이터를 변경하려면 Excel에서 데이터 원본을 열기 전에 Word에서 문서를 닫습니다.

문서에 병합 필드 삽입

Word에서 편지 > 병합 필드 삽입 스프레드 시트의 정보를 문서로 가져옵니다. 추가 할 필드 (이름, 성, 도시, 주 또는 기타)를 선택한 다음 끼워 넣다.

편지 병합 문서보기

문서에 병합 필드를 삽입 할 때 Word에서 데이터 원본의 서식을 적용하지 않습니다. 기울임 꼴, 굵게 또는 밑줄과 같은 서식을 적용하려면 Word에서 적용하십시오.

필드가있는 문서를 볼 때 서식을 적용 할 필드 양쪽에있는 이중 화살표를 선택합니다. 문서에서 병합 된 데이터를 볼 때 변경하려는 텍스트를 강조 표시합니다.

서식 변경 사항은 변경 한 병합 문서뿐만 아니라 병합 된 모든 문서 전체에 적용됩니다.

병합 된 문서 미리보기

병합 된 문서를 미리 보려면 편지 > 결과 미리보기. 이 버튼은 토글 스위치처럼 작동하므로 필드에 포함 된 데이터가 아닌 필드 만보기로 돌아가려면 다시 누르십시오.

우편물 탭의 버튼을 사용하여 병합 된 문서를 탐색합니다. 왼쪽에서 오른쪽으로 : 첫 번째 기록, 이전 기록, 기록으로 이동, 다음 기록, 및 마지막 기록.

문서를 병합하기 전에 모든 문서를 미리 보거나 가능한 한 많이 미리보고 모든 문서가 올바르게 병합되었는지 확인합니다. 병합 된 데이터 주변의 구두점 및 간격에 특히주의하십시오.

편지 병합 문서 마무리

문서를 병합 할 준비가되면 두 가지 선택 사항이 있습니다.

문서 인쇄: 문서를 프린터에 병합합니다. 이 옵션을 선택하면 문서가 수정없이 프린터로 전송됩니다. 이렇게하려면 편지 > 마침 및 병합 > 문서 인쇄.
개별 문서 편집: 문서의 일부 또는 전체를 개인화해야하거나 (대안은 개인화 된 메모를 위해 데이터 소스에 메모 필드를 추가하는 것입니다) 인쇄하기 전에 다른 변경을 수행하려면 각 개별 문서를 편집하십시오. 이렇게하려면 편지 > 마침 및 병합 > 개별 문서 편집.

어떤 방법을 선택하든 모든 레코드, 현재 레코드 또는 레코드 범위를 병합하도록 Word에 지시 할 수있는 대화 상자가 표시됩니다. 인쇄 할 레코드를 선택한 다음 OK.

범위를 병합하려면 병합에 포함 할 레코드의 시작 번호와 마지막 번호를 입력 한 다음 OK.