Word 문서를 정리하는 방법

문서 작업보다 Microsoft Word 파일을 찾는 데 더 많은 시간을 할애한다면 Word와 컴퓨터가 제공해야하는 구성 기능을 활용하십시오.

이 문서의 지침은 Microsoft 365 용 Microsoft Word, Word 2019, Word 2016, Word 2013 및 Word 2010에 적용됩니다.

축소판으로 모든 Word 파일 저장

미리보기 이미지 또는 축소판과 함께 Word 파일을 저장하면 필요한 문서를 열지 않고도 쉽게 식별 할 수 있습니다.

미리보기 또는 축소판 이미지와 함께 모든 Word 문서를 저장하려면 :

Microsoft Word에서 비어 있거나 기존 문서를 연 다음 입양 부모로서의 귀하의 적합성을 결정하기 위해 미국 이민국에 탭.
고르다 정보.
선택 등록 드롭 다운 화살표를 선택하고 고급 속성.
에서 등록 대화 상자에서 개요 탭.
선택 모든 Word 문서의 축소판 저장 확인란을 선택합니다.
고르다 OK.

Word 문서 속성 업데이트

이름과 위치가 유사한 여러 Word 문서로 작업하는 경우 Word 문서 속성 기능을 사용합니다.

설명 속성을 추가 할 문서를 연 다음 입양 부모로서의 귀하의 적합성을 결정하기 위해 미국 이민국에 탭.
고르다 정보.
선택 등록 드롭 다운 화살표를 선택하고 고급 속성.
에서 등록 대화 상자에서 개요 탭.
파일을 구별하는 데 도움이되는 주석, 키워드, 카테고리, 제목 및 주제 정보를 입력하십시오.
고르다 OK 변경 사항을 적용하고 대화 상자를 닫습니다. 검색 할 때가되면 Word에서 필요한 것을 정확하게 찾을 수 있습니다.

컴퓨터에 폴더를 만들고 사용

Word 문서에 대해 하나의 폴더를 설정하고 다음과 같이 잊지 않을 이름을 지정합니다. MyWordDocs. 이해하기 쉬운 방식으로 이름이 지정된 폴더로 파일을 채우고이 폴더를 사용하여 Word 파일을 저장하고 정렬합니다. 예를 들어 주간 회의 메모를 작성하는 경우 해당 메모를위한 폴더를 만들고 몇 달 또는 몇 년 동안 그 안에 추가 폴더를 포함합니다.

컴퓨터에 수년 간의 Word 문서가 있고 각 문서를 열고 보관할지 여부를 결정할 시간이없는 경우 매년 폴더를 만들고 해당 폴더로 문서를 이동합니다. 이는 자신에게 적합한 방식으로 파일을 구성 할 시간이있을 때까지 오래된 파일을 저장하는 좋은 방법입니다.

일관된 파일 이름 지정 시스템 사용

원하는 파일을 빠르게 찾을 수 있도록 이름 지정 시스템을 구축하십시오. 파일 이름을 지정하는 방법에는 여러 가지가 있습니다. 명명 시스템을 선택하고 일관되게 사용하십시오.

다음은 몇 가지 제안 사항입니다.

파일 이름에 문서 유형 (예 : 계약, 임대 또는 뉴스 레터)을 포함하십시오. 이렇게하면 파일 이름을보고 파일을 찾을 수 있습니다.
클라이언트 이름 (또는 문서가 문자 인 경우받는 사람의 성)으로 파일 이름을 시작합니다.
파일 이름에 날짜를 포함하십시오.

당신의 시간을 가지고

컴퓨터 하드 드라이브의 저장 공간이 부족한 경우 조직 작업을 한꺼번에 처리하지 마십시오. 작업을 관리 가능한 부분으로 나누고 하루에 15 분씩 작업하십시오.

컴퓨터에서 Word 파일을 구성 할 때 만든 폴더 중 하나에 각 파일을 넣고 새 폴더를 만들거나 더 이상 필요하지 않은 파일을 삭제합니다. 파일로 무엇을해야할지 잘 모르겠다면 파일을 HoldUntilDate 그 때까지 폴더를 열지 않은 경우 삭제해도 괜찮은 미래의 날짜를 선택하십시오.

어떤 유형의 폴더를 만들 든이 폴더를 기본 Word 폴더에 넣으면 어디를 찾아야할지 알 수 있습니다.